Privacyverklaring

1. Kort samengevat

• Crazy Racing Sensations (CRS) beslist wat er met je gegevens gebeurt. JBit bouwt en beheert de website en het boekingssysteem voor ons; Amazon Web Services host alles in Ierland.
• We vragen wat we nodig hebben om je in te schrijven voor een circuitdag, je te factureren en je veilig te laten rijden. Niet meer.
• Je dieetwensen en lichamelijke bijzonderheden zijn gezondheidsgegevens. We bewaren ze alleen als je op het rijdersformulier een apart vakje aanvinkt. Je kan ook boeken zonder die gegevens.
• We verkopen je gegevens niet en sturen geen nieuwsbrieven. Cookies voor statistieken en reclame gebruiken we alleen als je dat toelaat.
• Verder bewaart de website alleen wat ze nodig heeft om te werken: je cookiekeuze, je aanmelding bij "Mijn boekingen" zolang het tabblad openstaat, en tijdens een boeking één klein gegeven, zodat je je plaats niet kwijt bent als je het tabblad sluit.
• Je kan ons altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren of wissen, of je toestemming intrekken: info@crs-racing.com.

2. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Crazy Racing Sensations (CRS Racing)
Coesens Renting Services BV
Diebeke 17, 9500 Geraardsbergen, België
btw BE0474.199.940
info@crs-racing.com · +32 475 45 21 96

CRS heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld en is daar, voor zover wij zien, niet toe verplicht.

3. Wat we verzamelen, en wanneer

3.1 Als je de website bezoekt

Zoals elke website ontvangt de onze bij elke pagina een aantal technische gegevens: je IP-adres, datum en uur, de opgevraagde pagina, de pagina waar je vandaan kwam, en je type browser en toestel. Onze hostingpartner houdt dat bij in toegangslogs. We gebruiken ze om de site draaiende te houden, aanvallen op te sporen en tegen te houden, en bezoeken in totalen te tellen. We koppelen ze niet aan je boeking.

Een webfirewall van onze hostingpartner bekijkt elk verzoek (ook je IP-adres) om geautomatiseerde aanvallen te stoppen, en kan een adres dat te veel verzoeken stuurt blokkeren.

3.2 Als je een event kiest en we een plaats voor je vasthouden

Je kiest een event, de formule (Experience Track Riding of Bring Your Own Bike), eventuele opties en je taal. Daarna houden we een plaats voor je vast, 60 minuten lang.

Om te vermijden dat één persoon alle plaatsen van een event bezet, houden we een teller per netwerkadres bij. Het adres wordt als cryptografische hash bewaard, maar omdat het aantal mogelijke adressen beperkt is, behandelen we het als een persoonsgegeven. De teller verdwijnt binnen enkele uren; de kopie op je boeking wordt gewist zodra je bevestigt of de reservatie afloopt.

3.3 Als je je gegevens invult

3.4 De e-mailcode

Voor je boeking bevestigd kan worden, sturen we een eenmalige code naar je e-mailadres en typ je die in. Zo bewijs je dat het adres van jou is, en kan niemand op jouw naam boeken.

Daarvoor worden je e-mailadres, je taal en het feit of het adres bevestigd is, bewaard in een klantenregister bij onze hostingpartner (Amazon Cognito). De code wordt daar aangemaakt, verstuurd en gecontroleerd, en is een paar minuten geldig. Wij bewaren alleen het resultaat: dat je adres bevestigd is, en wanneer. Tegen misbruik tellen we hoeveel codes er per adres en per netwerkadres verstuurd worden; die tellers verdwijnen de dag nadien.

Je account. Na je eerste code kies je een wachtwoord. Daarmee meld je je de volgende keer aan, om te boeken of om je boekingen te bekijken onder "Mijn boekingen", zonder dat we je eerst een code moeten sturen. Je wachtwoord wordt alleen bewaard als hash (een afgeleide waarde waaruit het wachtwoord niet terug te halen is) in het klantenregister (Amazon Cognito, in de EU, Ierland). Niemand bij CRS of bij zijn IT-leverancier kan het lezen, en we vragen er nooit naar. Je kan je altijd ook aanmelden met een code per e-mail, waarna je een nieuw wachtwoord kiest; zo doe je het ook als je je wachtwoord vergeten bent. Een account zonder boekingen wissen we 90 dagen nadat het aangemaakt werd. Een account met boekingen blijft bestaan zo lang als de persoonsgegevens van die boekingen, en verdwijnt als je je gegevens laat wissen.

3.5 Als je bevestigt

We registreren je boeking: het event, de formule, de opties, de prijs, je boekingsreferentie, de datum waarop de betaling verschuldigd is, en een eventuele opmerking voor ons (optioneel, tot 2.000 tekens — zet daar liefst geen gezondheidsinformatie in; het rijdersformulier heeft daar een eigen plaats voor).

We registreren ook dat je de verkoopvoorwaarden aanvaard hebt: welke versie van de tekst, in welke taal en op welk moment. Dat is ons bewijs van de overeenkomst.

3.6 Het rijdersformulier

Na je bevestiging krijg je een link naar het rijdersformulier. Dat staat 72 uur na de bevestiging open; daarna kan je de gegevens rechtstreeks aan CRS bezorgen.

Lengte en gewicht helpen ons de juiste afstelling van de motor en de juiste uitrusting te kiezen. Ze dienen voor niets anders.

Dieetwensen en lichamelijke bijzonderheden zijn gezondheidsgegevens (bijzondere categorie in de zin van artikel 9 AVG). We aanvaarden ze alleen als je het aparte toestemmingsvakje aanvinkt. Daar staat:

"Ik geef CRS toestemming om mijn dieetwensen en lichamelijke bijzonderheden te bewaren en te gebruiken voor mijn veiligheid en de catering op de dag van het event. CRS bewaart ze tot 90 dagen na het event en deelt ze met niemand anders. Ik mag dit later intrekken; dan worden ze gewist."

Vink je het niet aan, dan blijft je boeking gewoon staan; we kunnen dan alleen geen rekening houden met een dieet of lichamelijke bijzonderheden op de dag zelf. We registreren wanneer je toestemming gaf en welke versie van de tekst je zag.

3.7 De e-mails die we sturen

• de codemail (3.4);
• de boekingsbevestiging, met je referentie, het bedrag, de betaaldatum en de link naar het rijdersformulier;
• een annuleringsbericht als CRS je boeking annuleert;
• een kort bericht aan CRS over elke nieuwe boeking, met je naam, e-mailadres, telefoonnummer, referentie en je opmerking — nooit je geboortedatum, je adres of het rijdersformulier.

We sturen geen nieuwsbrieven of reclamemails.

3.8 Als je contact met ons opneemt

Als je ons mailt of belt, gebruiken we wat je ons vertelt om je te antwoorden.

Gebruik je een aanvraagformulier op de website (bijvoorbeeld om de CRS Sleepliner te huren), dan wordt wat je invult per e-mail naar CRS gestuurd, op info@crs-racing.com, met jouw e-mailadres als antwoordadres. De website bewaart de aanvraag zelf niet. Om misbruik van het formulier te voorkomen, houdt ze alleen een teller bij per gehasht netwerkadres en per gehasht e-mailadres, die binnen twee dagen verdwijnt. CRS bewaart de e-mail als gewone correspondentie (punt 7).

3.9 Foto's en video op het event

Tijdens CRS-events werken er fotografen en videografen ter plaatse. Bij Experience Track Riding gebruiken de instructeurs de beelden om je rijden met je te bespreken, en krijg je ze achteraf.

Zoals onze algemene voorwaarden zeggen, mag CRS foto's en video die op zijn events gemaakt worden ook gebruiken voor commerciële, informatieve en promotionele doeleinden, zoals op de website, op sociale media of in drukwerk. Beelden waarop je duidelijk herkenbaar bent aan je gezicht, gebruiken we alleen als dat binnen de normale verwachtingen valt van deelnemers aan een publiek motorsportevenement. Heb je bezwaar tegen een beeld waarop je herkenbaar bent, schrijf dan naar info@crs-racing.com; CRS bekijkt je verzoek en past het beeld aan of verwijdert het als je bezwaar gegrond is.

3.10 Onze backoffice

Medewerkers van CRS beheren de boekingen in een backoffice met wachtwoord en een tweede factor. Elke wijziging, en elke keer dat iemand de gezondheidsgegevens van een rijder opent, wordt vastgelegd in een audittrail: wie het deed en wanneer (niet de gegevens zelf).

4. Waarom we je gegevens gebruiken, en op welke rechtsgrond

Je bent niet verplicht ons je gegevens te geven, maar zonder de verplichte velden kunnen we geen boeking aannemen.

5. Wie je gegevens voor ons verwerkt

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor andermans reclame. Deze partijen verwerken ze in onze opdracht en volgens onze instructies:

Onze boekhouder krijgt de factuurgegevens die nodig zijn voor onze boekhouding en belastingaangiftes.

Alleen als je cookies voor statistieken of marketing toelaat (punt 9), krijgen Google en Meta (Facebook, Instagram) via die cookies informatie over je bezoek. Voor reclame gebruiken ze die ook voor hun eigen doeleinden, zoals beschreven in hun eigen privacyverklaringen.

We kunnen gegevens ook doorgeven als de wet dat oplegt, bijvoorbeeld aan de belastingadministratie of een rechtbank.

6. Doorgifte buiten de Europese Unie

Je boekingsgegevens, het klantenregister en onze e-mails worden opgeslagen en verwerkt in de EU (Ierland).

De website wordt geleverd via Amazon CloudFront, een wereldwijd netwerk: open je een pagina van buiten Europa, of stuurt het netwerk je verzoek die kant op, dan kunnen je IP-adres en het verzoek op een server buiten de EU verwerkt worden. De firewallregels worden beheerd vanuit de Amerikaanse regio van AWS. Amazon Web Services maakt deel uit van een Amerikaanse groep. AWS verbindt zich in zijn verwerkersovereenkomst tot de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework).

Laat je cookies voor statistieken of marketing toe, dan kunnen Google en Meta informatie over je bezoek in de Verenigde Staten verwerken. Google LLC en Meta Platforms, Inc. zijn gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework).

7. Hoe lang we je gegevens bewaren

8. Hoe we je gegevens beschermen

• Al het verkeer naar de site en het boekingssysteem is versleuteld (HTTPS). De databank is versleuteld opgeslagen.
• Elk onderdeel van het boekingssysteem kan alleen aan de gegevens die het nodig heeft. Gezondheidsgegevens zitten in een apart deel van de databank dat de boekingspagina's niet kunnen teruglezen; alleen bevoegde medewerkers van CRS kunnen ze in de backoffice openen, en elke keer dat dat gebeurt wordt vastgelegd.
• De backoffice vraagt een wachtwoord en een tweede factor.
• Onze logs bevatten je naam, adres, telefoonnummer of rijdersgegevens niet. Waar een e-mailadres in een log terug te vinden moet zijn, wordt het vervangen door een korte hash.
• Een firewall en limieten per adres beschermen het boekingssysteem tegen geautomatiseerd misbruik.
• Dankzij back-ups kunnen we herstellen na een incident.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als een datalek je rechten in gevaar brengt, meldt CRS dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en zonder onnodige vertraging aan jou, zoals de wet vraagt.

9. Cookies en opslag in je browser

Met je toestemming gebruiken we Google Analytics, geladen via Google Tag Manager, om te meten hoe bezoekers de site gebruiken, en Meta (Facebook, Instagram) en Google om onze advertenties te meten en je relevante advertenties te tonen. Zij plaatsen daarvoor cookies en ontvangen je IP-adres en informatie over je bezoek. Niets daarvan wordt geladen zolang je in het venster dat bij je eerste bezoek verschijnt niet "Alles aanvaarden" kiest, of onder "Instellingen" statistieken of marketing toelaat; weigeren is even eenvoudig. Je kan je keuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG).

De website bewaart ook enkele dingen die ze nodig heeft om te werken en waarvoor geen toestemming nodig is: je cookiekeuze (crs_consent, 180 dagen) en, tijdens een boeking, één gegeven (crs.booking.hold) in de lokale opslag van je browser: het boekingsnummer, een sleutel tot die ene boeking, en wanneer de reservatie afloopt. Zo kan je verdergaan als je het tabblad sluit en terugkomt. Het wordt gewist als je bevestigt, als je een nieuwe boeking begint, of als je terugkomt nadat de reservatie afgelopen is. Meld je je aan bij "Mijn boekingen", dan blijft je aanmelding in de sessieopslag van je browser (crs.account.session) tot je je afmeldt of het tabblad sluit. Niets hiervan wordt naar anderen gestuurd.

Elke cookie en elk opgeslagen gegeven, met het doel en de bewaartermijn, staat in onze cookieverklaring.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in de gegevens die we van je hebben, en er een kopie van te krijgen;
• foute gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze moeten bewaren (bijvoorbeeld facturen voor de fiscus);
• het gebruik van je gegevens te laten beperken zolang een vraag erover onderzocht wordt;
• bezwaar te maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• de gegevens die je ons gaf in een machineleesbaar formaat te krijgen (overdraagbaarheid);
• je toestemming voor de gezondheidsgegevens of voor cookies op elk moment in te trekken. De gezondheidsgegevens wissen we dan; cookies die je weigert, worden uit je browser gewist. Wat er vóór de intrekking gebeurde, blijft rechtmatig.

Hoe: stuur een e-mail naar info@crs-racing.com vanaf het adres waarmee je boekte, of vermeld je boekingsreferentie. Kunnen we niet zeker zijn dat de vraag van jou komt, dan vragen we nog één gegeven, nooit meer dan nodig. We antwoorden binnen een maand; is een vraag ingewikkeld, dan kunnen we dat met twee maanden verlengen en laten we je weten waarom.

11. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder van het EU-land waar je woont of werkt.

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de website of het boekingssysteem persoonsgegevens anders gaat gebruiken. De datum bovenaan toont de geldende versie. Raakt een wijziging een boeking die je al gemaakt hebt, dan laten we het je per e-mail weten.